ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ

1. ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესი (შემდგომში – წესი ) არეგულირებს ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიის „სახაზინო (საბიუჯეტო ) დაწესებულებებში საქმისწარმოების ავტომატიზებული სისტემის მინიმალური სტანდარტის დამტკიცების შესახებ “ საქართველოს მთავრობის 2012 წლის 21 თებერვლის №64 დადგენილების შესაბამისად , ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით საქმისწარმოების განხორციელების პირობებს .

2. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა ხარაგაულის მუნიციპალიტეტში ხორციელდება პროგრამული უზრუნველყოფის – დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემების მეშვეობით .

3. ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოებისას , გარდა ამ წესით განსაზღვრული ელექტრონული საქმისწარმოების და მომსახურების განხორციელების პირობებისა , გამოიყენება მოქმედი კანონმდებლობა .

4. ეს წესი არ ვრცელდება ინფორმაციის სახეობებზე , რომლებიც საქართველოს კანონმდებლობით აღიარებულია სახელმწიფო საიდუმლოებად და ექვემდებარება სახელმწიფო დაცვას .

5. „სახელმწიფო საიდუმლოების შემცველი ინფორმაციის მქონე “ დოკუმენტების საქმისწარმოების ინსტრუქცია განისაზღვრება მოქმედი კანონმდებლობით .

ამ წესის მიზნებისთვის გამოყენებულ ტერმინებს აქვთ შემდეგი მნიშვნელობა :

ა ) ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემა – ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის სისტემა , რომლის მონაწილეთა /მხარეთა შორის არსებული ურთიერთობები რეგულირდება ამ წესითა და სხვა ნორმატიული აქტებით ;

ბ ) რეგისტრაცია – ელექტრონული საშუალების გამოყენებით შექმნილი მონაცემთა ერთობლიობა , რის შედეგადაც მომხმარებელი იღებს „მომხმარებლის სახელს “ და „პაროლს “, რომლითაც შესაძლებლობა ეძლევა ისარგებლოს ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემით ;

გ ) ელექტრონული ხელმოწერა ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში :

გ .ა ) ავტორიზაცია – რეგისტრაციის შედეგად მიღებული „მომხმარებლის სახელისა “ და „პაროლის “ მეშვეობით ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში შესვლა , რომლითაც მომხმარებელი ადასტურებს საკუთარ ვინაობას და ახორციელებს ელექტრონულ დოკუმენტზე ხელმოწერას ;

გ .ბ ) ციფრული ხელმოწერა – „ელექტრონული ხელმოწერისა და ელექტრონული დოკუმენტის შესახებ ” საქართველოს კანონით განსაზღვრული ხელმოწერა ;

დ ) ელექტრონული დოკუმენტი – ელექტრონული , ოპტიკური ან სხვა მსგავსი საშუალების გამოყენებით შექმნილი , გაგზავნილი , მიღებული ან /და შენახული წერილობითი ინფორმაცია :

ე ) განცხადება – დაინტერესებული პირის მიერ ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში განთავსებული ელექტრონული , ოპტიკური ან სხვა მსგავსი ფორმით შექმნილი წერილობითი მოთხოვნა ;

ვ ) ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტი – ადმინისტრაციული ორგანოს მიერ კანონმდებლობის საფუძველზე ელექტრონული ან /და მატერიალური ფორმით გამოცემული სამართლებრივი აქტი ;

ზ ) დაინტერესებული მხარე – ნებისმიერი ფიზიკური ან /და იურიდიული პირი , ადმინისტრაციული ორგანო , რომელთან დაკავშირებითაც გამოცემულია ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტი , აგრეთვე , რომლის კანონიერ ინტერესზე პირდაპირ და უშუალო გავლენას ახდენს ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტი ან ადმინისტრაციული ორგანოს ქმედება ;

თ ) პირადი გვერდი – მომხმარებლის ინდივიდუალური გვერდი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში , სადაც სამსახურში მისი დოკუმენტბრუნვა ფიქსირდება .

1. დოკუმენტების ელექტრონული სახით მოძრაობა მათი მიღების ან შექმნის მომენტიდან შესრულებამდე , გაგზავნამდე ან საქმეში მოთავსებამდე , წარმოადგენს ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონულ დოკუმენტბრუნვას .

2. დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემა უზრუნველყოფს დოკუმენტების ტრადიციულ - მატერიალური და ელექტრონული დამუშავების თავსებადობას .

3. მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონული დოკუმენტის ფორმატში ან /და პირიქით , ელექტრონული დოკუმენტის მატერიალური დოკუმენტის ფორმატში გადაყვანის შემთხვევაში , „ელექტრონული ხელმოწერისა და ელექტრონული დოკუმენტის შესახებ “ საქართველოს კანონის შესაბამისად , ციფრული ხელმოწერით დადასტურებული დოკუმენტის ორიგინალს და მის ასლს აქვთ თანაბარი იურიდიული ძალა .

1. ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიაში შემოსული დოკუმენტების მიღება -რეგისტრაციას და მათ პირველად დამუშავებას ახორციელებს მერიის ადმინისტრაციული სამსახურის საქმისწარმოებისა და ადამიანური რესურსების მართვის განყოფილება .

2. პირველადი დამუშავების პროცესი მოიცავს შემოსული დოკუმენტების მატერიალური ფორმატიდან ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანას სკანირების გზით , განაწილების მიზნით წინასწარ განხილვას , გადაცემას სარეზოლუციოდ , შესრულების ვადის განსაზღვრასა და უშუალო შემსრულებლისათვის გადაცემას .

3. მატერიალური სახით შემოსულ დოკუმენტს მარჯვენა ქვედა კუთხეში დაესმის რიგითი ნომერი და შემოსვლის თარიღი .

4. დასაშვებია დანართის დოკუმენტების სკანირება , რომელთა რაოდენობა არ აღემატება 20 ფურცელს .

5. იმ შემთხვევაში , თუ დანართი დოკუმენტები აკინძულია , დამოწმებულია ბეჭდით ან მისი გადაყვანა ელექტრონულ ფორმატში ტექნიკურად შეუძლებელია , იგი შემსრულებელს გადაეცემა მატერიალური სახით – ქაღალდის ფუძე მატარებელზე .

6. ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიაში დოკუმენტების რეგისტრაცია ხდება ცენტრალიზებულად და მხოლოდ ერთხელ (ერთჯერადად ): შემოსული – შემოსვლის დღეს 18:00 საათამდე , ადგილზე შექმნილი – ხელმოწერის ან დამტკიცების დღეს 18:00 საათამდე .

ა ) დოკუმენტების რეგისტრაცია ხდება ჯგუფების ფარგლებში დოკუმენტის სახეობის , ავტორისა და შინაარსის მიხედვით ;

ბ ) დამატებითი დოკუმენტის მიღების შემთხვევაში , იგი მიებმება ძირითად რეგისტრირებულ დოკუმენტს იმავე ნომრით .

7. სარეგისტრაციო ნომერი თითოეული დოკუმენტის სავალდებულო რეკვიზიტია . დოკუმენტის რეგისტრაცია წარმოადგენს დოკუმენტის შესახებ აუცილებელი ცნობების ჩაწერას სარეგისტრაციო ფორმებში , დოკუმენტისათვის შესაბამისი სარეგისტრაციო ნომრის მიცემასა და მის დასმას უშუალოდ დოკუმენტზე .

8. სამსახურებრივი ხასიათის საფოსტო გზავნილები აღნიშვნით „პირადად “ ან „კონფიდენციალური “ რეგისტრაციაში ტარდება კონვერტზე მითითებული მონაცემების მიხედვით და გაუხსნელად გადაეცემა ადრესატს .

9. არასწორი , მცდარი მისამართით გამოგზავნილი კორესპონდენცია არ რეგისტრირდება და უბრუნდება ავტორს ან იგზავნება კუთვნილებისამებრ .

10. ელექტრონული ფოსტით მიღებული დოკუმენტები გამოიყენება ასლის უფლებით დედნის მიღებამდე .

11. მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები ინახება ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიის ადმინისტრაციული სამსახურის საქმისწარმოებისა და ადამიანური რესურსების მართვის განყოფილებაში .

12. სამსახურებრივი საჭიროებიდან გამომდინარე , დასაშვებია მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები შესანახად გადაეცეს შემსრულებელს .

13. დედანი დოკუმენტის მატერიალური სახით შემსრულებლისათვის გადაცემა ფორმდება ელექტრონულ რეესტრში შესაბამისი აღნიშვნით .

1. მერიის შესაბამისი სამსახური უზრუნველყოფს ადმინისტრაციულ წარმოებაში დაინტერესებული მხარის მონაწილეობას , თუ ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტით შეიძლება გაუარესდეს მისი სამართლებრივი მდგომარეობა .

2. ადმინისტრაციულ წარმოებაში დაინტერესებული მხარის მონაწილეობა უზრუნველყოფილი იქნება დაინტერესებული მხარის ზეპირი მოსმენის სხდომაზე მოწვევის ან /და დაინტერესებული მხარის წერილობითი პოზიციის გამოთხოვის საშუალებით .

3. შესაბამის სამსახურში მიმდინარე ადმინისტრაციული წარმოების ან /და ზეპირი მოსმენის სხდომის გამართვის შესახებ დაინტერესებულ მხარეს ეცნობება სატელეფონო შეტყობინების ან /და წერილობითი შეტყობინების საფუძველზე . სატელეფონო ან /და წერილობითი შეტყობინების გაგზავნა შესაძლებელია , როგორც ელექტრონული , ისე მატერიალური საშუალებით .

4. დაინტერესებულ მხარეებს უნდა ეცნობოთ ზეპირი მოსმენის შესახებ მის გამართვამდე 7 დღით ადრე მაინც , ხოლო ზეპირ მოსმენაზე სატელეფონო ან /და ელექტრონული შეტყობინების საშუალებით მოწვევის შემთხვევაში არანაკლებ 2 დღით ადრე .

1. განცხადების განხილვა , დოკუმენტის ვიზირება და შესაბამისი ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტის გამოცემა ხორციელდება ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით .

2. განცხადება შესაბამის სტრუქტურულ ერთეულს გადაეწერება შესაბამისი დავალებით /რეზოლუციით . დავალების ტექსტში აღნიშნული უნდა იყოს გაცემული დავალების შემსრულებლის ვინაობა , შესასრულებელი დავალების შინაარსი და საჭიროების შემთხვევაში შესრულების სპეციალური ვადა , რომელიც უნდა შეესაბამებოდეს კანონმდებლობით დადგენილ ვადებს . დავალების შინაარსი უნდა იყოს მოკლე და ზუსტად ასახავდეს დავალების არსს .

3. თუ რეზოლუციით დავალება რამდენიმე პირს აქვს გადაცემული , მისი დადგენილ ვადებში შესრულებისთვის პასუხისმგებელია ის , ვინც პირველი ადრესატია , ხოლო დანარჩენები ვალდებულნი არიან პირველ შემსრულებელს მიაწოდონ ინფორმაცია (მოსაზრება ) დავალებაზე .

4. სტუქტურული ერთეულის უფროსი წარმოებაში მიღებული დავალების გადამისამართებას ახდენს მხოლოდ მის დაქვემდებარებაში არსებული განყოფილების მოხელეზე .

5. თუ დოკუმენტი ინფორმაციული ხასიათისაა და არ მოითხოვს რაიმე ქმედების განხორციელებას ხდება „ადრესაციის დასრულება “ შესაბამისი კომენტარით .

6. შემსრულებელი ვალდებულია დავალებაზე მუშაობა დაასრულოს დავალებით განსაზღვრულ სპეციალურ ვადაში . იმ შემთხვევაში , თუ დავალებაში არ არის განსაზღვრული სპეციალური ვადა , დავალება სრულდება საქართველოს კანონით „საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსი“ და კანონმდებლობით დადგენილ შესაბამის ვადაში .

7. როცა საკითხის გადაწყვეტისთვის კანონმდებლობით დაწესებულია კონკრეტული ვადა და საჭიროა ერთზე მეტი მოხელის მიერ დავალების შესრულება , თითოეულმა დავალება უნდა შეასრულოს გონივრულ ვადაში , რათა საერთო ვადა თანასწორად გადანაწილდეს .

8. თუ დავალებით განსაზღვრული სპეციალური ვადა არ არის საკმარისი დოკუმენტის შესასრულებლად , შემსრულებელი დასაბუთებული თხოვნით მიმართავს დავალების ავტორს ვადის გაგრძელების თაობაზე . შესრულების ვადის გაგრძელება ფიქსირდება დოკუმენტბრუნვის ელექტრონულ სისტემაში .

9. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში მიმდინარე ადმინისტრაციული წარმოება ან /და განცხადების განხილვა სრულდება ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტის გამოცემით .

10. ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტის ოფიციალურ გაცნობად ჩაითვლება განმცხადებლისთვის /დაინტერესებული მხარისათვის მისი გაცნობა .

11. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით შექმნილი დოკუმენტის ნამდვილობის დადგენა შესაძლებელია : მისი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში გადამოწმების ან /და დაშიფრული კოდის სპეციალური წამკითხველის საშუალებით . დაშიფრული კოდი მოიცავს დოკუმენტის მონაცემების ერთობლიობას : დოკუმენტის ნომერს და დოკუმენტის მოძრაობის ნომერს .

12. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით გამოცემული ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი ან /და სხვა ელექტრონული დოკუმენტი უნდა აკმაყოფილებდეს საქართველოს კანონით „საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსი “ გათვალისწინებულ მოთხოვნებს .

13. ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტის ნომერი და თარიღი განისაზღვრება ავტომატურ რეჟიმში ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით

1. ელექტრონული მომსახურების განხორციელებისას გამოიყენება მოქმედი კანონმდებლობით გათვალისწინებული ვადები .

2. განცხადების განხილვის ვადის დინება აითვლება მისი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში განთავსების შემდგომი დღიდან . ელექტრონული დოკუმეტბრუნვის სისტემის საშუალებით კანონმდებლობით დადგენილი ვადების ათვლისას საქართველოს შრომის კოდექსით განსაზღვრული უქმე და დასვენების დღეები არ იანგარიშება . თუ სისტემაში განცხადების განთავსება განხორციელდება უქმე ან /და დასვენების დღეს , ვადის ათვლა დაიწყება მომდევნო პირველივე სამუშაო დღიდან .

1. საქმისწარმოების განყოფილება ამოწმებს მუნიციპალიტეტის მიერ შექმნილი დოკუმენტების ასლებს – შეესაბამება თუ არა დედნის და ასლის შინაარსი ერთმანეთს . არ შეიძლება დამოწმდეს დოკუმენტი , რომლის შინაარსი შეცვლილია ან დარღვეულია მისი მთლიანობა .

2. ასლის დამოწმებისას მის ყველა გვერდზე სრულდება წარწერა – „ასლი დედანთან სწორია “, რომელიც მოწმდება უფლებამოსილი პირის ხელმოწერით და საქმისწარმოების განყოფილების ბეჭდით .

დოკუმენტის დედნის შესაბამისი ორგანოების მიერ მოთხოვნის ან ამოღების შემთხვევაში დგება მიღება-ჩაბარების აქტი . აქტში შეიტანება ინფორმაცია დოკუმენტზე პასუხისმგებელი პირის შესახებ , დოკუმენტის მაიდენტიფიცირებელი მონაცემები , დოკუმენტის გადაცემის ხანგრძლივობა , დოკუმენტის დაბრუნების კონტროლზე პასუხისმგებელი პირი და საჭიროებისას სხვა ინფორმაცია .