სამედიცინო დაწესებულებებში სამედიცინო ჩანაწერების შენახვის წესის შესახებ

სახელწმიფო სარეგისტრაციო კოდი 470.030.000.11.119.005.434

საქართველოს შრომის, ჯანმრთელობისა და სოციალური დაცვის

მინისტრის ბრძანება №198/ნ

2002 წლის 17 ივლისი

ქ. თბილისი

სამედიცინო დაწესებულებებში სამედიცინო ჩანაწერების შენახვის წესის შესახებ

„საექიმო საქმიანობის შესახებ” საქართველოს კანონის 56-ე მუხლის მე-3 პუნქტის შესაბამისად, ვბრძანებ:

1. დამტკიცდეს სამედიცინო დაწესებულებებში სამედიცინო ჩანაწერების თანდართული წესი.

2. კონტროლი ბრძანების შესრულებაზე დაევალოს მინისტრის პირველ მოადგილეს მ.ღუდუშაურს.

3. ბრძანება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე.

ა. გამყრელიძე

სამედიცინო დაწესებულებებში სამედიცინო ჩანაწერების შენახვის წესი

    მუხლი 1. სამედიცინო დაწესებულების სამედიცინო არქივი

1. სამედიცინო დაწესებულებებში სამედიცინო ჩანაწერების (შემდგომში სამედიცინო დოკუმენტების) შენახვის და მათი სამეცნიერო თუ პრაქტიკულ საქმიანობაში გამოყენების მიზნით სამედიცინო დაწესებულებებში იქმნება სამედიცინო არქივები.

2. სამედიცინო არქივი ორგანიზებას უკეთებს სამედიცინო დაწესებულების სამედიცინო დოკუმენტაციის აღრიცხვა-შენახვას, უზრუნველყოფს მათ დაცვას სახელმწიფო არქივებში გადაცემის მომენტამდე.

3. წინამდებარე 1 და 2 პუნქტებიდან გამომდინარე სამედიცინო დაწესებულების სამედიცინო არქივს ევალება:

ა) „საექიმო საქმიანობის შესახებ” საქართველოს კანონის 56-ე მუხლის მე-3 პუნქტის, ,,ეროვნული საარქივო ფონდის შესახებ” საქართველოს კანონის, საქართველოს პრეზიდენტის 1999 წლის 1 ივლისის №414 ბრძანებულების ,,საქმისწარმოების ერთიანი წესების დამტკიცებისა და ამოქმედების შესახებ” და „ჯანმრთელობის დაცვის დაწესებულებებისათვის პირველადი სამედიცინო დოკუმენტაციის დამტკიცების შესახებ” საქართველოს ჯანმრთელობის დაცვის მინისტრის 1993 წლის 10 თებერვლის ბრძანების მოთხოვნათა შესაბამისად წარმოებული სამედიცინო დოკუმენტაციის მიღება, კლასიფიკაცია და დადგენილი წესით მათი შენახვა;

ბ) სამედიცინო დაწესებულების განყოფილებებში წარმოებული სამედიცინო დოკუმენტაციის მდგომარეობისა და შენახვის კონტროლი;

გ) სამედიცინო დაწესებულების თანამშრომელთა სამეცნიერო საქმიანობისათვის აუცილებელი დოკუმენტური მასალის შეგროვება, ცნობარების მომზადება და საჭიროებისამებრ მათი სამკითხველო დარბაზში გაცემა;

დ) არქივში დაცული სამედიცინო დოკუმენტაციის გამოყენების მიზნით, მათი აღწერა კატალოგების, მითითებების და სხვა ცნობარების შედგენა;

ე) არქივის მასალებზე დაყრდნობით, კანონით განსაზღვრული წესის შესაბამისად, დაწესებულებების და ცალკეული პირებისათვის ცნობების, ამონაწერების და ასლების გაცემა;

ვ) არქივში დაცული დოკუმენტების სამეცნიერო და პრაქტიკული ფასეულობის შეფასების მიზნით სამეცნიერო ექსპერტიზის ორგანიზება, იმ დოკუმენტური მასალის გამოვლენის და შემდგომი განადგურებისათვის, რომლებმაც დაკარგეს თავიანთი სამეცნიერი, ისტორიული თუ პრაქტიკული მნიშვნელობა;

ზ) დადგენილი წესის შესაბამისად დაცული მასალების სახელმწიფო არქივში გადაცემა;

4. სამედიცინო არქივი მოღვაწეობს როგორც სამედიცინო დაწესებულების სტრუქტურული ერთეული.

5. სამედიცინო არქივს ხელმძღვანელობს გამგე ან სამედიცინო არქივის მუშაობის სწორ წარმართვისა და მასში დაცული მასალის შენახვისათვის პასუხისმგებელი პირი, რომელიც უშუალოდ ექვემდებარება სამედიცინო დაწესებულების ხელმძღვანელს ან მის მოადგილეს სამედიცინო დარგში.

6. არქივში დაცული დოკუმენტების დადგენილი წესის შესაბამისად შენახვისათვის სამედიცინო არქივის გამგე პასუხს აგებს სამედიცინო დაწესებულების ხელმძღვანელობის წინაშე. იგი ყოველწლიურად წარუდგენს მას ანგარიშს გაწეული მუშაობის შესახებ.

7. სამედიცინო არქივი იყენებს სამედიცინო დაწესებულების ბეჭედს და მთელ მიმოწერას აწარმოებს სამედიცინო დაწესებულების ხელმძღვანელობის და სამედიცინო არქივის გამგის ხელმოწერით.

    მუხლი 2. სამედიცინო დაწესებულებაში სამედიცინო არქივის წარმოება

1. სამედიცინო დაწესებულების სამედიცინო ჩანაწერების (შემდგომში სამედიცინო დოკუმენტების) სამეცნიერო-ისტორიული და პრაქტიკული მნიშვნელობიდან გამომდინარე საჭიროა უზრუნველყოფილი იქნეს მათი შენახვა და სათანადო წესით დაცვა. სამედიცინო დაწესებულებაში დაგროვებული სამედიცინო დოკუმენტების კონცენტრაციის, სათანადოდ შენახვის, დამუშავების და შემდგომში გამოყენების მიზნით ყველა სამედიცინო დაწესებულებას თავის შემადგენლობაში დამოუკიდებელი სტრუქტურული ერთეულის სახით აუცილებელია ჰქონდეს სამედიცინო არქივი.

2. არქივის ადგილი სამედიცინო დაწესებულების სისტემაში, სტრუქტურა, მუშაობის ორგანიზაცია, მის წინაშე დასახული ამოცანები და კომპენტენცია განისაზღვრება სამედიცინო დაწესებულების ხელმძღვანელის მიერ დამტკიცებული არქივის დებულებით და წინამდებარე ინსტრუქციით.

3. არქივის პირადი შემადგენლობა, მისი შტატები და თანამდებობათა ტარიფიკაცია განისაზღვრება, სამედიცინო დაწესებულების ხელმძღვანელის მიერ.

4. სამედიცინო დაწესებულების შენობაში სამედიცინო არქივის სათავსო:

ა) უნდა იყოს იზოლირებული სხვა ოთახებიდან კაპიტალური კედლებით და ჭერით;

ბ) უნდა იყოს მშრალი და აკმაყოფილებდეს ერთი მხრივ სახანძრო უსაფრთხოების მოთხოვნებს, მეორე მხრივ კი მას არ უნდა ემუქრებოდეს დატბორვის საშიშროება;

გ) საარქივო მასალის შესანახი ოთახი განცალკევებული უნდა იყოს სამუშაო ოთახების და სამკითხველო დარბაზისაგან კაპიტალური კედლით და მყარი, საკეტებიანი კარით;

დ) საცავის ტემპერატურა მუდმივად უნდა მერყეობდეს +14-დან +18 გრადუსამდე ცელსიუსის, ჰაერის ფარდობითი ტენიანობა კი 45-65% -ის ფარგლებში;

ე) არქივად სასარდაფე ან სასხვენე სათავსოს გამოყენება დაუშვებელია*.

ვ) საცავი აღჭურვილი უნდა იყოს თაროებით ან სტელაჟებით;

ზ) საცავის ფანჯრებს პირველ და მეორე სართულებზე უნდა ჰქონდეთ რკინის გისოსები;

თ) საცავში არ უნდა იყოს ლითონის ღუმელები და რკინის საკვამლე მილები;

ი) საცავის ხელოვნური განათებისათვის დასაშვებია მხოლოდ ელექტრონული განათების გამოყენება;

კ) არქივს უნდა გააჩნდეს ყველა აუცილებელი ხანძარსაწინააღმდეგო საშუალება, კერძოდ: სახანძრო სიგნალიზაცია, სახანძრო ონკანები შლანგებით, საკმარისი რაოდენობის ცეცხლსაქრობები.

5. სამედიცინო არქივის შენობაში დაუშვებელია უცხო ნივთების შენახვა. სათავსო დაცული უნდა იყოს მღრღნელების და მწერებისაგან.

6. სამედიცინო არქივის შენობაში (არქივის საცავში) უცხო პირებს შესვლა ეკრძალებათ. არასამუშაო საათებში არქივის შენობაში შემავალი კარები საკეტით უნდა დაიკეტოს და დაილუქოს სათანადო პლომბით.

შენიშვნა*: ახალი სამედიცინო დაწესებულებების შენობების დაპროექტებისა და ძველი შენობების რეკონსტრუქციისათვის პროექტების შედგენის დროს აუცილებელია გათვალისწინებული იყოს სამედიცინო არქივისათვის ცალკე სპეციალური კომპლექსის დაპროექტება არქივის თანამშრომელთა სამუშაო ოთახების, საცავების, სამკითხველო დარბაზების, ფოტოლაბორატორიების, ქსეროქსების, კომპიუტერების და სხვ. სპეციალური სათავსოების შესაქმნელად, რათა უზრუნველყოფილი იქნეს როგორც საარქივო დოკუმენტების შენახვის, ასევე თანამშრომელთა ყოველდღიური მუშაობისა და საარქივო მასალის სამეცნიერო კვლევის ნორმალური პირობები საერთაშორისო სტანდარტების შესაბამისად.

7. სამედიცინო არქივების მუშაობის სწორად წარმართვისთვის კონტროლს ახორციელებს საქართველოს შრომის, ჯანმრთელობისა და სოციალური დაცვის სამინისტრო და ადგილობრივი საარქივო ორგანოები.

    მუხლი 3. სამედიცინო არქივში შენახვას დაქვემდებარებული მასალები

1. სამედიცინო დაწესებულების სამედიცინო არქივში შენახვას ექვემდებარება სამედიცინო დაწესებულებაში წარმოებადამთავრებული ყველა დოკუმენტური მასალა.

2. აუცილებელ შერჩევას ექვემდებარება შემდეგი დოკუმენტური მასალა, კერძოდ :

ა) სამეცნიერო-ისტორიული მნიშვნელობის მქონე;

ბ) სამედიცინო დაწესებულებისათვი პრაქტიკული და საცნობარო მნიშვნელობის მქონე;

გ) დაწესებულების მუშაობის ამსახველი, არსებითი მნიშვნელობის მქონე.

3. დოკუმენტები, რომელთაც დიდი პოლიტიკური და სამეცნიერო-ისტორიული ფასეულობა აქვს, აგრეთვე მასალები რომლებიც ხანგრძლივად გამოიყენება სამედიცინო დაწესებულების პრაქტიკულ საქმიანობაში არქივში ინახება მათი წარმოების დამთავრების მომენტიდან 15 წლის განმავლობაში, რის შემდეგაც შესანახად ბარდება სახელმწიფო არქივებს.

4. დოკუმენტები, რომელთაც დროებითი პრაქტიკული მნიშვნელობა აქვს მხოლოდ ამ სამედიცინო დაწესებულებისათვის და გამოიყენება მხოლოდ ამ სამედიცინო დაწესებულებაში, ინახება აღნიშნული დაწესებულების არქივში ჩამონათვალით, გათვალისწინებული დროის განმავლობაში, რის შემდეგაც დადგენილი წესის შესაბამისად დგება გასანადგურებელი და მაკულატურაში ჩასაბარებელი დოკუმენტების შერჩევითი სიები, რომელსაც ამტკიცებს დაწესებულების ხელმძღვანელი, ამავე პერიოდის მუდმივად შესანახ საქმეთა აღწერების საარქივო დაწესებულების საექსპერტო-შემმოწმებელი კომისიის მიერ დამტკიცების შემდეგ(შესაბამისი საარქივო ორგანოები).

    მუხლი 4. სამედიცინო დოკუმენტების მომზადება და სამედიცინო არქივში ჩაბარება

1.სამედიცინო დაწესებულების სამედიცინო არქივში შენახვას ექვემდებარება სამედიცინო დაწესებულების ყველა სტრუქტურულ ერთეულში წარმოება-დამთავრებული ყველა დოკუმენტური მასალა. არქივში მასალების გადაცემის დრო შემდეგია:

ა) სტაციონარული პაციენტების სამედიცინო ბარათები ბარდება ავადმყოფის გაწერიდან (მიღებიდან) არა უგვიანეს 3 დღისა;

ბ) სხვა დანარჩენი სამედიცინო დოკუმენტაცია ბარდება წელიწადში ერთხელ, სამედიცინო დაწესებულების ხელმძღვანელობის მიერ დადგენილ ვადებში არქივის გამგის მოთხოვნის საფუძველზე.

2. არქივში ჩასაბარებელი დოკუმენტური მასალა უნდა აკმაყოფილებდეს შემდეგ მოთხოვნებს:

ა) არქივში ჩასაბარებელი სტაციონარული პაციენტების სამედიცინო ბარათები უნდა იყოს სრულად (მთლიანად) გაფორმებული იმ განყოფილებაში სადაც პაციენტი მკურნალობდა. ბარათის ჩანართი, ტემპერატურის, გამოკვლევების შედეგების ამსახველი ფურცლებისა და სხვათა სახით მასში უნდა ჩაეკეროს, რის შემდეგაც სამედიცინო ბარათს ხელს აწერს მკურნალი ექიმი და განყოფილების გამგე*;

ბ) სხვა დანარჩენი სამედიცინო დოკუმენტაციის საარქივოდ მომზადება შემდეგნაირად ხდება: დოკუმენტები მოთავსებული უნდა იყოს საქაღალდეში მისი ყუის გასწვრივ ისე, რომ მათ წიგნის ფორმა ჰქონდეს (ფურცლები არ უნდა სცილდებოდეს საქაღალდის გარეკანს). დიდი მოცულობის საქმეები საჭიროა დაიყოს ტომებად ისე, რომ მისი სისქე არ აღემატებოდეს საქაღალდის ყუის სისქეს;

აუცილებელია დოკუმენტებს მოეხსნას მეტალის დამჭერები (ქინძისთავი, სამაგრი), ხოლო ის მასალები რომლებიც სწრაფჩამკერებით ან სხვა მაფიქსაციე საშუალებებით არის დამაგრებული უნდა დაიშალოს და ფურცლები თავიდან ჩაეკეროს;

გ) გარეკანზე გარკვევით, შემოკლებულად უნდა აღინიშნოს: სამედიცინო დაწესებულების დასახელება მისი უწყებრივი დაქვემდებარების მითითებით; სამედიცინო დაწესებულების განყოფილების დასახელება; საქმის დასახელება, მისი დაწყებისა და დამთავრების თარიღები; ფურცლების რაოდენობა დანართი №1-ის შესაბამისად (ფორმა №1)**;

დ) ჩასაბარებელი მასალების ფურცლები უნდა დაინომროს, კერძოდ ყოველ ფურცელს მარჯვენა ზედა კუთხეში უნდა მიეწეროს რიგითი ნომერი. ინომრება საქმისწარმოების ან სხვა აღნიშვნის მქონე ნებისმიერი ზომის და ფორმატის მინიმუმ ორი ან მეტი ფურცლის შემცველობის დოკუმენტი. ფურცლების დანომვრა ტომებად დაყოფილ საქმეებში უნდა მოხდეს ერთმანეთისგან დამოუკიდებლად.

 საქმის ფურცლების დანომვრა უნდა განხორციელდეს მათი საქმეში განლაგების

მიხედვით, ანუ ზემოდან ქვემოთ და არა პირიქით. სუფთა ფურცლები არ ინომრება, მაგრამ მათი საქმიდან ამოხევა დაუშვებელია. საქმის ბოლო ფურცლის შემდეგ მასში ჩაეკერება სუფთა ფურცელი, რომელზედაც კეთდება შემდეგი სახის ჩანაწერი: „წინამდებარე საქმე აკინძულია და მასში დანომრილია ------------------ ფურცელი (რიცხვი უნდა მიეთითოს სიტყვიერად და ციფრებით)”. აღნიშნული ჩანაწერის შემდეგ უნდა დაიწეროს დანომვრაზე პასუხისმგებელი პირის თანამდებობა და ხელმოწერის თარიღი. ჩანაწერში აგრეთვე აღნიშნავენ საქმეში არსებული ხარვეზების (დაზიანებების და სხვ.) შესახებ*;

ე) ძველი, გაცრეცილი დოკუმენტების შენახვის მიზნით საჭიროა მათი უფრო მკვრივ ქაღალდზე დაწებება**;

შენიშვნა*: პაციენტის გარდაცვალების შემთხვევაში (თუ გაკვეთა ჩატარებულია) სტაციონარული პაციენტის სამედიცინო ბარათში უნდა იყოს ამონაწერი გვამის გაკვეთის ოქმიდან, ამასთან აქვე უნდა აღინიშნოს გაკვეთის ოქმის ნომერი.

შენიშვნა**: საქმის სათაური მოკლედ, კონკრეტულად უნდა ასახავდეს მასში დაცული დოკუმენტების შინაარსს.

ვ) სამედიცინო ბარათების დამუშავებისას მათი სისტემაში მოყვანა ხდება ნომრების, ალფაბეტის ან ნოზოლოგიური მახასიათებლების მიხედვით. მათი არქივში ჩაბარება უნდა მოხდეს 35 სმ. სიგრძის, 25 სმ. სიგანის და 20 სმ. სიმაღლის ხის ან მუყაოს ყუთებით ანდა კანაფით შეკრულ, წინა და უკანა მხარეზე იმავე სიგრძის მუყაოს შუასადებების მქონე დასტებად. ყუთის (დასტის) წინა მხარეზე საჭიროა გაკეთდეს წარწერა სადაც აღნიშნული იქნება: სამედიცინო დაწესებულების მოკლე დასახელება, წელი, ბარათების დასახელება, შეკვრის რიგითი ნომერი და მასში ბარათების რაოდენობა დანართი №2 – ის შესაბამისად (ფორმა №2). ბარათები რომელთა შენახვის ვადაც მუდმივია, ინომრება წინამდებარე ინსტრუქციის “დ” პუნქტის შესაბამისად. წლის განმავლობაში დაგროვილი ბარათები ინომრება ერთად და არა ცალკეული დასტების მიხედვით. ყოველ დასტაში შემავალი ბარათების რაოდენობის დადასტურების ჩანაწერი კეთდება ცალკე ფურცელზე, რომელიც თავსდება დასტის ბოლო ბარათის შემდეგ. ბარათების რაოდენობა მასში შემდეგნაირად აღინიშნება: №------დან--№------მდე***.

    მუხლი 5. საარქივო მასალის მიღება და არქივში მათი წარმოება

1. სამედიცინო არქივში შემოსული ყველა მასალა ისეთნაირად უნდა ინახებოდეს, რომ უზრუნველყოფილი იქნეს:

ა) დოკუმენტის სწრაფი მოძიება;

ბ) საარქივო მასალის მარტივი დამუშავება და მისი შენახვა.

შენიშვნა*: საკანცელარიო საშუალებების ეკონომიის მიზნით, მასალები რომლებიც არ ექვემდებარება სახელმწიფო არქივში გადაცემას, სამედიცინო დაწესებულების ხელმძღვანელის განსაკუთრებული განკარგულებით შესაძლებელია დამუშავდეს გამარტივებული სახით (საქმეები შეიძლება დატოვებული იქნეს სწრაფჩამკერებით, ხოლო ფურცლები ზოგიერთი ისეთი კატეგორიის საქმისა, რომლებიც არ ექვემდებარება შემოწმებას და სხვადასხვა პიროვნებების პასუხისმგებლობას, შეიძლება დატოვებული იქნეს დაუნომრავი.

შენიშვნა**: თუ ტექსტი ფურცლის ორივე გვერდზეა, მაშინ მისი დაწებება საჭიროა გამჭვირვალე ქაღალდზე (კალკა).

შენიშვნა***: თუკი ბარათები სისტემაში მოყვანილი და დალაგებულია ბარათზე არსებული ნომრების მიხედვით, მათი რაოდენობის დანომვრა არ ხდება.

2. რეგისტრატორი სტაციონარში პაციენტთა მიღების და გაწერის რეგისტრაციის დავთარში ჩანაწერის გაკეთებისას ავსებს დანართი №3 - ის შესაბამის ბარათს*:

3. რეგისტრატორის მიერ სარეგისტრაციო ბარათი იმავე დღეს გადაეცემა სამედიცინო არქივს, სადაც ის ალფაბეტის მიხედვით ჩაიდება მკურნალობაზე მყოფი პაციენტების ყუთში (№1).

4. სამედიცინო ბარათების არქივში შემოსვლისას სარეგისტრაციო ბარათი მკურნალობაზე მყოფი პაციენტების (№1) ყუთიდან ამოიღება და ჩაიდება სამედიცინო ბარათების კართოტეკის (№2) ყუთში, რომელიც ასევე ალფაბეტის მიხედვით არის შედგენილი.

5. არქივში შემოსული სამედიცინო ბარათები იკვრება დასტებად, რომელთა სისქე არ უნდა აღემატებოდეს 20 სმ-ს, ან იწყობა მუყაოს ყუთებში (შეკრულ საქაღალდეებში), ნომრების თანმიმდევრობით**.

6. ყოველ დასტას ემაგრება მუყაოს ან მკვრივი ქაღალდის იარლიყი (ეტიკეტი) შემდეგი მონაცემების ჩვენებით:

ა) სამედიცინო დაწესებულების დასახელება;

ბ) წელი;

გ) დასტის რიგითი ნომერი;

დ) სამედიცინო ბარათის ნომერი;

დანართი №4 – ის შესაბამისად (ფორმა №3).

7. ახალი წლის 1 იანვარს სამედიცინო არქივის გამგე ადგენს და აზუსტებს მკურნალობაზე მყოფი პაციენტების (№1) ყუთში არსებულ, არქივში შემოუსვლელ სამედიცინო ბარათების ადგილსამყოფელს. პაციენტთა მიღების (რეგისტრაციის) დავთარი არქივში უნდა ჩაბარდეს არა უგვიანეს მომავალი წლის 1 აპრილისა.

8. სამედიცინო არქივის გამგე ძირითადი და თანმხლები ავადმყოფობების დიაგნოზების მიხედვით აწარმოებს დანართი №5 - ის შესაბამისი ფორმის ბარათებს:

9. ყველა სხვა სახის სამედიცინო დოკუმენტაცია სამედიცინო არქივს დამუშავებული სახით ბარდება მომავალ წელს დადგენილ ვადებში (ინსტრუქციის III თავის „ბ” პუნქტი) დანართი №6 მოცემული ფორმის შესაბამისად:

შენიშვნა*: სტაციონარში პაციენტთა მიღების და გაწერის რეგისტრაციის დავთარი უნდა აიკინძოს, დაინომროს, დამტკიცდეს სამედიცინო დაწესებულების ხელმძღვანელის ხელმოწერით და ბოლო ფურცელზე დაილუქოს ბეჭდით.

შენიშვნა**: დასტების ფორმირებისას დაკლებული სამედიცინო ბარათები (ჯერ კიდევ გაუწერელ პაციენტთა) მათი შევსების და სამედიცინო არქივში შემოსვლის თარიღების მიხედვით იდება შესაბამის დასტებში. დასტებს აქვთ თავიანთი რიგითი ნომერი და თაროებზე მათ ათავსებენ ვერტიკალურ მდგომარეობაში.

    მუხლი 6. სამედიცინო დაწესებულების სამედიცინო არქივში მასალების შენახვა

1. არქივში მასალები განთავსებული უნდა იქნეს სტელაჟებზე ან კარადებში მუყაოს ყუთებით ან დასტებად ისე, რომ მუყაოს წინა და უკანა ნაწილები პირით წინ იყვნენ განლაგებული.

2. სამედიცინო ბარათები განთავსებული უნდა იქნეს სტელაჟებზე წლების მიხედვით, ერთი წლის ბარათები კი ნომერაციის შესაბამისად. სხვა სამედიცინო დოკუმენტაცია სტელაჟებზე ლაგდება სტრუქტურული ნაწილების შესაბამისად, წლების და ნუმერაციის მიხედვით.

3. სტელაჟებს (კარადებს) და თაროებს უკეთებენ რიგით ნომრებს. სტელაჟების დანომვრას აწარმოებენ მარცხნიდან მარჯვნივ, თაროებისას კი ზემოდან ქვემოთ.

4. სტელაჟებზე და თაროებზე ტოპოგრაფიული მაჩვენებლების არარსებობისას მიზანშეწონილია ნაჩვენები იქნეს ის თუ რა მასალებია მათზე განთავსებული (სამედიცინო დაწესებულებათა დასახელების, წლების და აღწერის ნომრების მითითებით).

5. სამედიცინო ბარათები სამედიცინო არქივში ინახება 15 წლის განმავლობაში (ვადის ათვლა ხდება სამედიცინო არქივში ბარათის ჩაბარების დღიდან). აღნიშნული ვადის გასვლისას სამედიცინო დაწესებულების საექსპერტო კომისია გადახედავს სამედიცინო არქივში ჩაბარებულ შენახვის ვადაამოწურულ ბარათებს და შემდგომი შენახვის მიზნით მათგან შეარჩევს სამეცნიერო-პრაქტიკული მნიშვნელობის მქონე ყველაზე ფასეულ ბარათებს. დანარჩენი დოკუმენტაცია „სამედიცინო დაწესებულებების სამედიცინო დოკუმენტაციის სტანდარტულ ფორმათა ნუსხა”-ში მითითებული შენახვის ვადის გასვლის შემდეგ ბარდება მაკულატურას.

    მუხლი 7. სამედიცინო არქივის მასალებით სარგებლობის წესი

1. სამედიცინო არქივის სამკითხველო დარბაზში სამედიცინო დოკუმენტებზე სამუშაოდ მასალის გაცემას, სამედიცინო დაწესებულების ექიმთა პირადი წერილობითი მოთხოვნის საფუძველზე ახორციელებენ არქივის თანამშრომლები. სამედიცინო ბარათების და სხვა დოკუმენტების გაცემა საავადმყოფოს განყოფილებებში მიმდინარე სამკურნალო საქმიანობის საჭიროებებისათვის, წარმოებს განყოფილების გამგეთა პირადი წერილობითი მოთხოვნის საფუძველზე დანართი №7 – ის შესაბამისად (ფორმა №4). არქივის გარეთ საავადმყოფოს ფარგლებში სამედიცინო ბარათების გაცემა სამეცნიერო მიზნებისათვის დაშვებულია მხოლოდ სამედიცინო დაწესებულების ხელმძღვანელის წერილობითი ნებართვის შემთხვევაში.

2. საარქივო მასალის როგორც სამკითხველო დარბაზში, ასევე მის ფარგლებს გარეთ გაცემის ყველა შემთხვევაში უნდა შეივსოს დანართი №8 - ის შესაბამისი ფორმის საგანგებო დავთარი:

3. დოკუმენტთა გაცემის დავთარი უნდა დაინომროს და დამტკიცდეს სამედიცინო დაწესებულების ხელმძღვანელის ხელმოწერით. დავთარში ჩანაწერების თანმიმდევრობა და დანომვრა ყოველ წელს ახლიდან ხდება. ჩანაწერების ამოშლა ან მათი გადასწორება დავთარში დაუშვებელია.

4. დოკუმენტთა გაცემის დავთრის მწარმოებელი სამედიცინო არქივის თანამშრომელი ვალდებულია საარქივო მასალების დროული დაბრუნებისათვის მიიღოს ყველა აუცილებელი ზომა, ხოლო ხანგრძლივი დაგვიანების შესახებ მოვალეა შეატყობინოს სამედიცინო დაწესებულების ხელმძღვანელს.

5. არქივიდან გაცემული მასალის ხელშეუხებლობაზე და მის დროულ დაბრუნებაზე პასუხს აგებს დოკუმენტაციის მიმღები პირი*.

6. საარქივო მასალის ყოველი გაცემის დროს შესაბამის დასტაში საჭიროა ჩაიდოს დოკუმენტის „შემცვლელი ფურცელი”, რომელიც უნდა შეიცავდეს შემდეგ მონაცემებს: გაცემული სამედიცინო ბარათის ნომერს, წელს, გაცემის ნომერს (იწერება დოკუმენტთა გაცემის დავთარის რიგითი ნომერი).

7. „შემცვლელი ფურცელი” შეიძლება განადგურებული იქნეს მხოლოდ დოკუმენტის დაბრუნების შემთხვევაში, რის შესახებაც დოკუმენტთა გაცემის დავთარში კეთდება სათანადო ჩანაწერი.

8. სარგებლობისათვის მასალები არქივიდან შეიძლება გაიცეს მხოლოდ იმ შემთხვევაში თუ ისინი სათანადოდ არის დამუშავებული, კერძოდ კი აკინძული, დანომრილი ფურცლების მიხედვით და დადასტურებული ხელმოწერით.

9. მასალების გაცემის წინ არქივის გამგე ყურადღებით ათვალიერებს მოთხოვნილ დოკუმენტებს, ამოწმებს მათ მდგომარეობას, დამადასტურებელი ხელისმოწერის არსებობას და სარწმუნოობას, ფურცლების ნუმერაციას. დათვალიერებისას აღმოჩენილი ყველა ნაკლოვანება დაუყოვნებლივ უნდა შესწორდეს. პირი, რომელიც იღებს საარქივო მასალას მოვალეა შეამოწმოს მისი მდგომარეობა და ფურცლების ნუმერაცია.

10. არქივში მასალის დაბრუნებისას მათი მდგომარეობა აუცილებლად უნდა შემოწმდეს და თუ აღმოჩნდება დოკუმენტების ან ფურცლების დანაკლისი ან მათი დაზიანება, გამგე ამის შესახებ სამ ეგზემპლარად ადგენს აქტს, რომელთაგან ერთს დამნაშავეთა დასჯის მიზნით წარუდგენს სამედიცინო დაწესებულების ხელმძღვანელს, მეორეს ტოვებს არქივში, ხოლო მესამეს უგზავნის შესაბამის საარქივო ორგანოს. აქტი ხელმოწერილი უნდა იქნეს არქივის გამგის და მასალების ჩამბარებელი პირის მიერ.

11. საქმის დაზიანების ან მისი რომელიმე დოკუმენტის დაკარგვის შესახებ აუცილებლად უნდა მიეთითოს საქმის დამადასტურებელ ჩანაწერში.

12. საქმის დაკარგვის გამოძიების შედეგების და მისი ჩამოწერის შესახებ სამედიცინო დაწესებულების ხელმძღვანელის განკარგულება და შესაბამისი ჩანაწერი კეთდება დოკუმენტთა გაცემის დავთარში (კართოტეკაში).

13. საქმიდან დოკუმენტების ამოღება და საარქივო მასალების სამედიცინო დაწესებულებიდან გატანა, დროებითი სარგებლობისთვისაც კი, აკრძალულია. გამონაკლისი შეიძლება დაიშვას მხოლოდ სამედიცინო დაწესებულების ხელმძღვანელის დასტურით, ისეთ შემთხვევებში როგორიცაა:

ა) სასამართლო სამძებრო ორგანოების მოთხოვნა;

ბ) სასამართლო-სამედიცინო ექსპერტიზა;

გ) საპროკურორო ზედამხედველობის ორგანოების მოთხოვნა;

დ) საქართველოს შრომის, ჯანმრთელობისა და სოციალური დაცვის სამინისტროს და მისი რეგიონული და რაიონული (საქალაქო) ორგანოების მოთხოვნა.

14. აღნიშნულ შემთხვევებში საქმიდან ამოღებული დედნების ადგილზე ჩაიდება არქივის გამგის მიერ დადასტურებული გაცემული დოკუმენტების ასლები, რომელზეც აღინიშნება დოკუმენტების ამოღების საფუძველი და თარიღი*.

შენიშვნა*: სამედიცინო არქივიდან მასალის გაცემაზე წერილობითი ნებართვები იკვრება ცალკე და მათზე აღნიშნავენ გაცემის დავთრის შესაბამის რიგით ნომერს.

    მუხლი 8. ამბულატორიულ დაწესებულებათა სამედიცინო ბარათების წარმოება და შენახვა

1. პაციენტის სხვა საცხოვრებელ ადგილზე გადასვლის ან ერთი და მეტი წლის მანძილზე სამედიცინო დაწესებულებაში მოუმართაობის შემთხვევაში, ამბულატორიული პაციენტის სამედიცინო ბარათი ბარდება მოცემული დაწესებულების სამედიცინო არქივს.

2. არქივში ჩაბარებისას ბარათები ლაგდება ალფაბეტის მკაცრი დაცვით (პაციენტის გვარის საწყისი ასოების მიხედვით) და იკვრება არა უმეტეს 20 სმ სისქის მქონე დასტებად. ყოველ ასეთ დასტას ემაგრება იარლიყი რომელზედაც აღნიშნულია შემდეგი ცნობები: სამედიცინო დაწესებულების დასახელება შემოკლებულად, აღწერის ნომერი, ჩაბარების წელი, დასტის, აგრეთვე ბარათების საწყისი და საბოლოო რიგითი ნომრები.

3. სამედიცინო ბარათები არქივში შემოდის დანართი №9 – ის შესაბამისი ფორმის აღწერის ნიმუშის მიხედვით.

    მუხლი 9. სამედიცინო არქივში ჩაბარებული ამბულატორიულ დაწესებულებათა სამედიცინო ბარათების აღწერა

1. აღწერა დგება სამ ეგზემპლარად, რომელთაგან ერთი ინახება რეგისტრატურაში ხოლო ორი დანარჩენი – პირთან, რომელიც პასუხს აგებს სამედიცინო დაწესებულების სამედიცინო არქივის მასალათა დაცვაზე. აღწერა დასტურდება სამედიცინო დაწესებულების ხელმძღვანელის და რეგისტრატურის გამგის ხელმოწერებით**.

2. არქივში დაცული მასალების გაცემა წარმოებს წინამდებარე ინსტრუქციის VI თავის შესაბამისად.

3. ამბულატორიულ დაწესებულებათა სამედიცინო ბარათები სამედიცინო არქივში ინახება 5 წლის განმავლობაში (ვადის ათვლა ხდება სამედიცინო არქივში ბარათის ჩაბარების დღიდან). აღნიშნული ვადის გასვლისას სამედიცინო დაწესებულების საექსპერტო კომისია გადახედავს სამედიცინო არქივში ჩაბარებულ

შენახვის ვადაამოწურულ ბარათებს და შემდგომი შენახვის მიზნით მათგან შეარჩევს სამეცნიერო-პრაქტიკული მნიშვნელობის მქონე ყველაზე ფასეულ ბარათებს, ხოლო დარჩენილ ვადაამოწურულ ბარათებს დადგენილი წესის შესაბამისად აბარებს მაკულატურას.

შენიშვნა*: დაშვებულია აგრეთვე მოქალაქეების მიერ სამედიცინო დაწესებულებაში წარდგენილი და სხვადასხვა მიზეზების გამო დროულად დაუბრუნებელი, პირადი დოკუმენტების ამოღება და ხელზე გაცემა (განათლების შესახებ მოწმობა, შრომითი საქმიანობის შესახებ ცნობა და სხვა). ყოველ ასეთ ცალკეულ შემთხვევაში აუცილებელია სამედიცინო დაწესებულების ხელმძღვანელის ნებართავა.

შენიშვნა**: ყველა დანარჩენი ამბულატორიული სამედიცინო დოკუმენტაცია მუშავდება წინამდებარე ინსტრუქციის მე-12 პუნქტის, “ბ” ქვეპუნქტის შესაბამისად.

 

დანართი №1

 

საქმის გარეკანი (ფორმა №1)

 

 

 

(სამედიცინო დაწესებულების დასახელება)

 

(განყოფილების დასახელება)

 

ს ა ქ მ ე №

 

(საქმის დასახელება)

 

 

 დაწყებულია: 200-- წლის 1 იანვარი.

დამთავრებულია: 200-- წლის 31 დეკემბერი.

საქმე ----- ფურცელზე.

 

 

 

 

 

დანართი №2

 

წარწერა სამედიცინო ბარათის ყუთზე (ფორმა №2)

 

 

 

(სამედიცინო დაწესებულების დასახელება)

 

კართოტეკა --------------------------------------------------------------------------------------------

(დასახელება)

 

წელი -------------

 

დასტის № --------------------------------------------------------------------------------------------

 

ბარათების რაოდენობა ------------------------------------------------------------------------------

 

 

 

დანართი № 3

 

ბარათის ნომერი		მიღების თარიღი		გაწერის თარიღი	შენიშვნა
	წელი	თვე	რიცხვი

 

 

 

 

დანართი №4

 

წარწერა სამედიცინო ბარათების დასტაზე (ფორმა №3)

 

 

 

(სამედიცინო დაწესებულების დასახელება)

 

200-- წლის.

 

დასტა № ----------

 

სამედიცინო ბარათი № ---- დან - № ---- მდე.

 

 

 

 

 

დანართი № 5

 

ავადმყოფობის დასახელება -----------------------------------------

წელი ------------------------

 

ბარათი №	ბარათი №	ბარათი №	ბარათი №	ბარათი №	ბარათი №	ბარათი №	ბარათი №	ბარათი №	ბარათი №	ბარათი №

 

 

 

 

დანართი №6

 

№	ინდექსი	დოკუმენტების დასახელება	თარიღი		ფურცლების რაოდენობა	შენახვის ვადა	№ ჩამონათვალის მიხედვით ჩა ჩამონათვა	შენიშვნა
			დაწყებულია	დამთავრე- ბულია

 

 

 

 

 

 

დანართი №7

 

 

მოთხოვნა (ფორმა №4)

 

 

 

სამედიცინო არქივიდან ---------------------------------------------------------------- საქმის გაცემაზე

                                                                                              (საქმის დასახელება)

 

ვადით 200-- წლის ---------------------------------------------------------------------------------

                                                                                                             (თვე, რიცხვი)

 

განყოფილების გამგე -----------------------------------------------------------------------------------------

                                                                                                                       (ხელისმოწერა)

 

საქმე ---------- ფურცელზე მივიღე ------------------------------------------------------ 200--- წელი.

                                                                                                               (თვე, რიცხვი)

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

                                                                        (მიმღების თანამდებობა და გვარი)

 

დაბრუნებულია 200-- წლის --------------------------------------------------

                                                                               (თვე, რიცხვი)

 

არქივის გამგე ------------------------------------------------------------------

                                                                                    (ხელისმოწერა)

 

 

 

 

 

დანართი №8

 

№	გაცემის თარიღი	გვარი, სახელი, მიმღების თანამდებობა	დოკუმენტის № , მისი დასახელება და წელი და წელი და	დოკუმენტის არქივში დაბრუნების თარიღი	მიმღების ხელწერილი	დაბრუნების თარიღი	მიმღების ხელისმოწერა

 

 

 

 

 

დანართი №9

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------- 20----წ.

(სამედიცინო დაწესებულების დასახელება)

 

დასტის №	რომელი ასოებია	ბარათების საწყისი და საბოლოო რიგითი ნომრები	შენიშვნა
1	ა	1-133	-
2	ბ-გ	184-360	-

 

სულ მიმდინარე აღწერით აღირიცხა ------------------------------------------- ბარათი

ჩააბარა (თანამდებობა და გვარი) ----------------------------------------------------------------

მიიღო (თანამდებობა და გვარი) -------------------------------------------------------------------

თარიღი ------------------------------